Als Umsatzführer bei großen und kleinen Technologieunternehmen habe ich die letzten 15 Jahre meiner Karriere damit verbracht, an VIELEN vierteljährlichen Vorstandssitzungen teilzunehmen. Diese Meetings – vierteljährliche Veranstaltungen, deren Vorbereitung unzählige Stunden in Anspruch nimmt – können viel Stress verursachen.  Die Vorbereitung und das Üben können anstrengend sein und, was noch wichtiger ist, vom Alltag ablenken. Dies ist alles notwendig, da die Vorstandssitzung ein Ereignis mit so hohen Einsätzen ist. Wie mir ein weiser Mentor einmal sagte, wird niemand bei einer Vorstandssitzung befördert – aber Leute werden danach sicher gefeuert.

Wenn Sie also die Führungskraft sind, die für das Umsatzwachstum in Ihrem Unternehmen verantwortlich ist, wie gestalten Sie Ihren Teil dieser Meetings so ansprechend und wirkungsvoll wie möglich? Ich habe einige hart erarbeitete Ratschläge zu diesem Thema sowie Vorschläge für fünf wichtige, unverzichtbare Board-Folien – maßgeschneidert für Führungskräfte in B2B- und Software-as-a-Service-Unternehmen – die Ihnen helfen werden, eine großartige Präsentation zu halten und bewahren Sie Ihren Verstand.

Größe ist wichtig – und Konsistenz auch

Ich habe an Vorstandssitzungen des Unternehmens teilgenommen, bei denen das Foliendeck insgesamt 30 Folien umfasste. Aber ich war auch in Meetings und wo mehr als 150 Folien liefen. Sie müssen abschätzen, welcher Detaillierungsgrad für Ihre Organisation richtig ist, aber meine allgemeine Regel ist, Ihre Folien zu kürzen, bis es der Erzählung des Decks schadet.

Sie sollten auch nach Konsistenz streben. Sie sollten in jeder vierteljährlichen Besprechung die gleichen Kennzahlen und Details liefern, damit Direktoren und Führungskräfte Schlüsseldaten genau vergleichen können.

Eine Einschränkung: Die Welt entwickelt sich weiter und die Idee der „Kohortendaten“ gedeiht.  Da sich Unternehmen weiterentwickeln und neue Modelle wie verbrauchs- oder zahlungsbasierte Preise immer häufiger eingesetzt werden, müssen Sie möglicherweise bestimmte Kennzahlen im Laufe der Zeit anpassen, insbesondere wenn Sie ein B2B-SaaS-Unternehmen sind.

Die Waren zustellen

Aus Sicht der Lieferung werde ich ein paar Ideen teilen. Die erste ist ziemlich bekannt: Präsentieren Sie keine Folien; die Geschichte präsentieren. Die Vorstandsmitglieder sind geschickt darin, Daten in dünne Scheiben zu schneiden und ihre Fragen im Voraus zu formulieren. Sie müssen nicht jede Nuance Ihrer Daten präsentieren – kommen Sie auf den Punkt.

Der andere Rat hier ist, nach vorne zu schauen. Erstmalige Teilnehmer an Vorstandssitzungen neigen oft zum Rückblick, worauf Sie wahrscheinlich nicht den größten Teil Ihrer Energie konzentrieren sollten. Lesen Sie Ihre Präsentation durch und sehen Sie, wie viel vorausschauend und rückwärtsgewandt ist. Es genügt zu sagen, dass die Mehrheit ein Bild von dem zeichnen sollte, was Sie tun werden, nicht von dem, was passiert ist. Der Vorstand erhielt direkt nach Abschluss des Quartals einen Board Flash vom CEO und hat nun das Deck gelesen. Sie sind hier, um die Anpassungen mitzuteilen, die Sie vornehmen, um das Unternehmen voranzubringen.

Endlich: Erstellen Sie einen Anhang. Dadurch bleiben Ihre Inhalte – neue Initiativen, Änderungen an Markteinführungsstrategien, Produktthemen – im Vordergrund und werden nicht durch zu viele Daten blockiert. Mit einem Anhang kann der Vorstand jedoch immer noch detailliertere Änderungen von Quartal zu Quartal anzeigen.

Konzentrieren Sie sich auf diese fünf unverzichtbaren Folien

Es gibt fünf umsatzorientierte Folien, um die ich traditionell meine „Gesprächszeit“ während einer Vorstandspräsentation aufbaue. Einige Versionen dieser Folien waren in den letzten zehn Jahren in meinen Board-Decks. Dies sind datenreiche Folien, bereiten Sie sich also darauf vor, die Geschichte zu diskutieren, die sie erzählen, und nicht die Daten. Zum Beispiel werden Ihre Vorstandsmitglieder bemerken, wenn sich Ihre Verkaufsgeschwindigkeit beschleunigt und Ihr durchschnittlicher Verkaufspreis nach unten tendiert. Sie können das in Ihren Zahlen sehen – also müssen Sie erklären, warum das passiert.

Folie Nr. 1: Schlagzeilenrolle

Die erste Folie beginnt ganz vorne, nach dem Deckblatt und der Agenda. Ich denke, jedes Deck sollte mit der Schlagzeile beginnen – den wichtigsten Ergebnissen dessen, was Sie im letzten Quartal erreicht haben. Unabhängig davon, ob Ihr Viertel gut oder schlecht war, lassen Sie die Vorstandsmitglieder nicht den Stapel durchsuchen, um die Details zu finden. Ihre spezifischen Schlüsselkennzahlen können variieren, aber für die meisten SaaS-Unternehmen gibt es vier Schlüsselbereiche, die immer auf der Titelseite stehen sollten: Buchungen, Nettoumsatzretention (NRR), Bruttoretention und Cash-Burn. Der Vorstand möchte erfahren, ob das Unternehmen wächst, stagniert oder rückläufig ist, also bemühen Sie sich, diese klar darzustellen.

Buchungen sind selbsterklärend – wie haben wir gegen den Plan abgeschnitten? Im Beispiel unten habe ich ein einfaches Farbcodierungssystem verwendet, um die Ergebnisse hervorzuheben und der Folie mehr „Ton“ zu unserer Leistung zu verleihen. Wie Sie vielleicht erwarten, ist Grün gut, Gelb ist ein Warnzeichen und Rot bedeutet Ärger.

NRR und Abwanderung sind die nächsten, und meiner Erfahrung nach sieht der Vorstand diese gerne nebeneinander. Haben Sie NRR übertroffen, weil Sie einen riesigen Expansionsdeal gebucht haben, oder haben Sie es stetig getan? Wenn Sie diese beiden Metriken zusammen sehen, kann dies schnell behoben werden.

Zuletzt ist die Cash-Position.  Wir alle sehen gerne, wie effizient wir arbeiten, daher bietet das Hinzufügen dieser Metrik eine allgemeine Ansicht der Quartalsergebnisse.

Natürlich können Sie andere Elemente hinzufügen, die für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, wie OKR-Leistung, NPS usw. Aber ich finde, diese vier sind die Eckpfeiler der Eröffnungsfolie.

Folie Nr. 2: Die detaillierte Fünfviertelansicht

Die nächsten Folien bieten immer tiefere Detailebenen. Ich habe festgestellt, dass 1) die Konsistenz dessen, was ich bei jedem Treffen präsentiere, und 2) die Beantwortung der Frage, bevor sie gestellt wird, vom Vorstand gut angenommen wird.

Meiner Meinung nach ist diese zweite Folie die kritischste im Deck. Es präsentiert Ihre Ergebnisse auf einer tieferen Ebene als die Highlight-Rolle und zeigt sie in einer Fünf-Quartal-Ansicht. Warum fünf Viertel? Denn dieser Zeitrahmen gibt Ihnen einen Überblick über die Ergebnisse im Jahresvergleich aus demselben Quartal sowie einen Blick darauf, wie sich die letzten drei Quartale entwickelt haben.

Ein paar ergänzende Anmerkungen:

Die ARR-Linie Ihres Diagramms kann erweitert werden, um Ihre detaillierten Umsatzbereiche anzuzeigen: Neu, Cross-Selling und Up-Selling. Ich denke, die Aufteilung der Verkäufe zwischen neuen und Erweiterungen ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Sie damit beginnen, Folgeprodukte auf den Markt zu bringen. Auf diese Weise können Sie sehen, wie die Produktakzeptanz verläuft.

Als nächstes folgen Logos und Kundenanzahl: Diese beiden Zeilen ermöglichen es dem Leser zu verstehen, wie hoch die Bruttoneuzahl der im Quartal hinzugekommenen Kunden ist, und die Gesamtkundenzahl zu sehen (und natürlich können Sie schnell berechnen, wie viele Kunden abgewandert sind).

Der ASP oder durchschnittliche Umsatz pro Kunde und der durchschnittliche Verkaufszyklus kommen als nächstes und geben einen Eindruck von der Geschwindigkeit des Geschäfts. Hat sich das Transaktionsvolumen erhöht, während ASP gesunken ist? Kann ich sehen, dass sich die Zyklen schneller bewegen? Könnte das auf einen höheren Wettbewerbsdruck hindeuten, der höhere Rabatte erzwingt? Einfach ausgedrückt, liefern diese drei Datenpunkte Telemetrie darüber, was auf Geschäftsebene passiert.

Schließlich verfolge ich gerne Geschäfte über 100.000 US-Dollar (nach einiger Zeit kann sich diese Metrik auf 250.000 US-Dollar, 500.000 US-Dollar usw. erhöhen). Ebenfalls erwähnenswert sind Deals mit Laufzeiten von mehr als 12 Monaten. Auf Ihrem Weg zu mehr Unternehmensverkäufen ist die Anzahl dieser langfristigen Verträge, die Sie unterzeichnen, ein guter Erfolgsmaßstab.

Folie Nr. 3: Segmente, geografische Regionen und Branchen

Dies ist die Verkaufsdetailfolie. Es schlüsselt alle Segmente, Regionen oder Branchen auf, die Sie haben, und lässt Sie deren Leistung bewerten.

Bookings vs. Plan ist hier der Eröffnungsakt, gefolgt von der Anzahl der Deals, plus dem Segment-ASP und der Länge des Verkaufszyklus. Ich würde vorschlagen, dass Sie dies zwischen Neugeschäft und Expansionsgeschäft aufteilen, damit Sie sehen können, wie sich beide Seiten des Geschäfts entwickelt haben (insbesondere wenn Sie einen einzigen AE haben, der sowohl Neugeschäft als auch Expansion verkauft – wenn Sie es auf diese Weise sehen, können Sie sehen, wo Sie gewinnen und was Aufmerksamkeit erfordert).

Folie 4: Pipeline

Welches BoD-Deck wäre vollständig ohne eine Sales-Pipeline-Folie? Hier ist es notwendig, auf das Quartal zurückzublicken, das Sie gerade beendet haben, und sich auf Ihre Konversionsraten zu konzentrieren. Es ist auch nützlich, diese Ergebnisse aus dem Vorquartal hinzuzufügen – so können Sie beginnen, einen Trend zu erkennen.

Insbesondere für Unternehmen, die an SMB-Märkte verkaufen oder Zyklen ausführen, die in weniger als 90 Tagen abgeschlossen werden, ist die quartalsweise Erstellungs- und Abschlussstatistik eine nützliche Kennzahl. Dieser Datenpunkt hilft Ihnen zu sehen, wie viele Deals innerhalb des 90-Tage-Quartals geöffnet und abgeschlossen werden.

Und Sie möchten das aktuelle Quartal nicht auslassen – Ihr Vorstand wird sehen wollen, wie die Pfeife aussieht, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sich dieses Quartal anfühlt. Und für Bonuspunkte: Einige CROs stellen ihre Top-Deals auf dieser Folie dar und erstellen eine Anfrage an Vorstandsmitglieder für Verbindungen, Einführungen und andere Hilfe.

Folie 5: Gesundheit des Vertriebsteams

Die letzte kritische Folie betrifft die Teamleistung. Dies ist Ihre „Sales-Health“-Folie. Es gibt zwei kritische Aspekte der Gesundheit – wie viel Prozent der AEs erreichen die Quote und wie stellen wir im Vergleich zum Plan ein.

AE-Erreichung ist das Barometer für die Betriebspsychologie. . . Sind wir ein Siegerteam oder ein Verliererteam?  Und ich habe ein Sprichwort: Gewinnen ist ansteckend. Nicht nur die verkaufende Organisation feiert, sondern das gesamte Unternehmen weiß, wann die Verkäufe die Quote übertreffen. Diese Stimmung breitet sich schnell aus. Wenn Ihr Team mehr als 50 % der Quote erreicht, gewinnt die Kultur.

Ich zeige gerne die Leistung für das aktuelle Quartal und mindestens für die beiden vorangegangenen Quartale. Aber das gilt nur im Zusammenhang mit dem Einstellungsplan. Zurück zur Erfolgspsychologie: Wenn Ihr gesamtes Verkaufsteam über der Quote liegt, Sie aber nur 50 % Ihrer geplanten Mitarbeiterzahl eingestellt haben, bedeutet dies wahrscheinlich, dass Sie nicht genügend Quoten auf der Straße haben. Während also das Verkaufsteam erfolgreich ist, fehlt dem Unternehmen wahrscheinlich die Quote. Dies ist für die Arbeitsplatzsicherheit von CROs ein No-bueno.

Eine Überlegung wert – Zeigen Sie Ihre eingestellte Mitarbeiterzahl im Vergleich zur geplanten Mitarbeiterzahl an, mit zusätzlicher Anerkennung für die Anzeige der hochgefahrenen Mitarbeiterzahl im Vergleich zum Plan.

Meiner Erfahrung nach hinkte ich leider der Quote auf Straßenebene hinterher, verglichen mit dem, was geplant ist, also hält mich diese Folie ehrlich. Wenn Sie ein Unternehmen sehen, das erheblich hinter seinem Einstellungsplan zurückbleibt, ist das ein Unternehmen, das Ziele verfehlt.

Schließlich werden einige von Ihnen bemerken, was auf diesen Folien merklich fehlt: CAC, magische Zahl, Lebenszeitwert und Metriken vom Typ Regel-von-40. Ich gebe zu, diese könnten hier aufgenommen werden, aber ich halte diese Daten 1) für eher finanziell und weniger umsatzbezogen und 2) das hätte mich gezwungen, einen Blogbeitrag über die SECHS wichtigsten Folien zu schreiben, die jeder Vertriebsleiter braucht.

Das ist ein Wrap! Fazit: Für die meisten B2B-SaaS-Unternehmen haben sich diese Folien bewährt. Aber ich interessiere mich für die kritischen Metriken der einsamen Insel, nach denen Sie suchen, die mir möglicherweise fehlen, also senden Sie mir bitte eine E-Mail an bbinch@battery.com mit zusätzlichen Daten, die Ihrer Meinung nach auf dieser Top-5-Folienliste stehen sollten.

Dieser Artikel erschien zuerst in TechCrunch .