Als Battery Ventures kürzlich Talentmanager zu KI in unserem gesamten Portfolio befragte, erwarteten wir, dass wir etwas über KI hören würden, das berufliche Funktionen wie Kundensupport und Vertriebsentwicklung verändert. Doch eine der wichtigsten Disziplinen, die laut unseren Befragten durch KI aktiv verändert wird, ist die Personalbeschaffung selbst.

Dieser Wandel ist nicht nur anekdotisch. Einer BCG- Umfrage unter Chief People Officers (CPOs) zufolge experimentieren 70 % der Unternehmen überhaupt mit KI im Personalbereich, wobei die Talentakquise der wichtigste Anwendungsfall im Personalbereich ist. Und 92 % dieser Unternehmen erkennen bereits die Vorteile der KI; mehr als 10 % berichten von Produktivitätssteigerungen von 30 % oder mehr.

KI ist bei Talenten keine Zukunftsmusik mehr, sondern Teil des heutigen Werkzeugkastens. Unsere Portfolio-Unternehmensumfrage bestätigt diesen Trend: 68 Prozent der Personalverantwortlichen sagen, dass KI bereits Auswirkungen auf die Personalbeschaffung in ihren Unternehmen hat, und fast zwei Drittel nutzen aktiv KI-basierte Personalbeschaffungstools.

Welche Vorteile können Personalvermittler heute aus KI-Tools ziehen? Ja, KI sorgt für Effizienz und reduziert Verwaltungsaufgaben. Aber es bietet auch Mehrwertvorteile:

• Bessere Einstellungsentscheidungen durch strukturierte Interviewanalysen und konsistentere Auswertung.
• Größere Kandidatenreichweite durch KI-gestütztes Sourcing, das Talente aus unerwarteten Quellen ans Licht bringt.
• Verbesserte Erfahrung der Kandidaten durch Reduzierung von Verzögerungen, Ghosting und vorurteilsanfälligen Interaktionen.

Dennoch muss man sich bewusst machen, dass der zunehmende Einsatz von KI im Recruiting für manche Arbeitssuchende zu echten Reibungsverlusten geführt hat – in manchen Fällen zu längeren Bewerbungsprozessen, automatisierten Ablehnungen und dem Gefühl, ins Leere zu schreien. Bei sorgfältiger Anwendung kann KI im Recruiting jedoch das Einstellungserlebnis auf beiden Seiten deutlich verbessern und den Recruitern dabei helfen, bessere und durchdachtere Einstellungen vorzunehmen.

Egal, ob Sie ein KI-Neuling sind, der nach leicht zu erlernenden Tools sucht, oder ein Power-User, der seinen Stack auf das nächste Level bringen möchte: Wir haben die wichtigsten KI-Tools für Personalvermittler nach jeder Phase des Einstellungsprozesses geordnet – komplett mit Links, Superkräften und Einschränkungen der einzelnen Tools.

Schritt 1: Stellenbeschreibung schreiben & intern abstimmen

Das Verfassen einer überzeugenden und umfassenden Stellenbeschreibung und die Einigung aller Beteiligten kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere bei knappen Zeitvorgaben. Viele Teams verwenden Tools wie ChatGPT , um schnell erste Entwürfe von Stellenbeschreibungen zu erstellen, Rollenvorlagen bereitzustellen, E-Mails zu kontaktieren oder sogar Interviewfragen zu stellen. Eine Reihe von All-in-One-Rekrutierungsplattformen wie Greenhouse, Ashby und Kula verfügen ebenfalls über diese Funktionen, mit dem Ziel, die Arbeitsabläufe der Personalvermittler zu optimieren und interne Teams schneller aufeinander abzustimmen. Auch Brighthire ist erwähnenswert: Sein Toolkit umfasst einen JD-Generator, Interview-Tools, Analysen und mehr. HiBob* ist eine KI-gestützte Full-Stack-Plattform, die den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters integriert – von der Einstellung bis zur Bindung. Das Einstellungsangebot von HiBob umfasst auch JD-Builder, ein Bewerberverfolgungssystem (ATS), kollaborative Arbeitsabläufe und andere wichtige Funktionen zur Optimierung des Einstellungsprozesses.

Um den Ton und die Inklusivität zu verbessern, analysieren Schreibintelligenzplattformen wie Datapeople von Payscale die Berufssprache in Echtzeit, kennzeichnen Fachjargon, schlagen stärkere Verben vor und decken potenzielle Vorurteile auf, die den Kandidatenpool einschränken könnten.

Wo KI-Tools zu kurz greifen: In vielen Fällen haben sie immer noch Schwierigkeiten, die Nuancen brandneuer oder hybrider Rollen widerzuspiegeln. Und um einen Konsens über das Profil eines idealen Kandidaten zu erzielen, bedarf es noch immer eines altmodischen, menschlichen Gesprächs.

Schritt 2: Stellenausschreibung und Talentsuche

Sobald die Stellenbeschreibung genehmigt ist, besteht die nächste Herausforderung darin, qualifizierte Kandidaten zu gewinnen, insbesondere für wettbewerbsintensive oder schwer zu besetzende Stellen. KI kann dabei helfen, das Netz zu erweitern, indem sie von mehreren Plattformen aus sucht, Kandidatendaten anreichert und vielversprechende Kandidaten anhand von Fähigkeiten und nicht nur anhand von Berufsbezeichnungen identifiziert. Darüber hinaus ermöglicht es Personalvermittlern, Kandidaten durch personalisierte Ansprache und automatisierte Nachfassaktionen in großem Umfang anzusprechen.

Für eine umfassendere Talentsuche ist Juicebox eine gute Option. Das KI-gestützte Suchtool PeopleGPT des Unternehmens hilft dabei, den Prozess mithilfe von Abfragen in natürlicher Sprache zu beschleunigen. Personalverantwortliche können über 30 Datenquellen durchsuchen, nach gewünschten Kandidatenkriterien filtern, Favoriten in die engere Auswahl nehmen und E-Mails integrieren, was eine schnellere und effizientere Ansprache der Kandidaten ermöglicht.

Personalvermittler, die Stellen besetzen möchten, die spezielle Fähigkeiten erfordern, greifen auf Tools wie Tezi oder ama zurück. Diese Tools nutzen KI, um gut passende Kandidaten zu identifizieren, die in herkömmlichen Datenbanken möglicherweise nicht auftauchen. Jedes Tool verbessert die Suche auf seine eigene Weise.

Andere Sourcing-Plattformen aggregieren und reichern Profile aus mehreren Datenquellen an und ermöglichen so eine tiefergehende Untersuchung der Erfahrungen und potenziellen Eignung der Kandidaten. Auch hier ist Juicebox ein erstklassiges Tool. Mit einer riesigen Datenbank mit über 800 Millionen Berufsprofilen bleiben nur wenige Talentpools verborgen. Darüber hinaus sorgen Filter, automatisierte Kontaktaufnahme, Einblicke in den Talentmarkt und ATS/CRM-Integrationen für eine präzise und optimierte Talentsuche.

Für Personalmanager, die glauben, dass die besten Kandidaten nicht auf der Suche nach einem neuen Job sind, lohnt es sich, Boostie näher zu betrachten. Dieses Tool ermittelt Kandidaten, die möglicherweise gut passen (basierend auf KI-gestützten Datenerkenntnissen und Online-Verhalten), sich aber nicht tatsächlich auf die Stelle beworben haben. Bei der Verwendung dieses Werkzeugs ist allerdings Vorsicht geboten, damit es nicht aufdringlich wirkt.

Neben Juicebox sind auch Noon und Pin bemerkenswerte End-to-End-Plattformen für die Talentsuche. Noon lernt schnell Ihre Bedürfnisse, Skalierungsmuster und Ihren Schreibstil und ahmt Ihre besten Personalvermittler nach. Und Pin ist wie ein digitaler Rekrutierungsassistent, von der Kontaktaufnahme bis zu den Vorstellungsgesprächen.

Wo KI-Tools zu kurz greifen: Kein Tool kann weichere Eigenschaften wie Teamchemie, Wachstumspotenzial oder Anpassungsfähigkeit angemessen beurteilen. Der Instinkt der Personalvermittler ist weiterhin entscheidend, wenn es darum geht, über Lebensläufe hinauszugehen und sich mit den Menschen zu befassen.

Schritt 3: Screening und Koordinierung der Interviews

Das Prüfen von Lebensläufen, das Eingrenzen des Kandidatenpools und die Organisation der Interviewlogistik sind für Personalvermittler große Zeitfresser. KI-Tools können Bewerber priorisieren, die besten Übereinstimmungen markieren, die Kommunikation automatisieren und die Terminplanung über volle Kalender hinweg koordinieren.

Die Implementierung von Bewerberverfolgungssystemen wie Greenhouse, Gem, Kula und Ashby sollte eine Grundvoraussetzung für die Verbesserung des gesamten Rekrutierungsprozesses sein, von der Suche nach Kandidaten über die Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Optimierung der Kommunikation und der Nachverfolgung von Bewertungen. Zu den besonderen Merkmalen gehört die konsistente und standardisierte Bewertung der Kandidaten durch Greenhouse während des gesamten Bewerbungsprozesses, um Voreingenommenheit zu vermeiden und potenzielle Eignungen leicht zu vergleichen. Ashby integriert KI in ähnlicher Weise in jede Phase des Einstellungszyklus und bietet Automatisierungs- und Anpassungsintegrationen für Unternehmen jeder Größe. Kula ist eine weitere KI-native Recruiting-Plattform, die Sourcing, Outreach, Interviewunterstützung und Analysen mit einem einzigen Tool unterstützt. Das integrierte ATS von HiBob schließt die Lücke zwischen Rekrutierung und Personalplanung. Durch die Zentralisierung von Bewerber-, Mitarbeiter- und Geschäftsdaten können Personalleiter, Personalmanager und Finanzteams intelligentere, datengesteuerte Einstellungsentscheidungen in Echtzeit treffen.

Gem kombiniert außerdem CRM-Funktionen mit Terminplanungsunterstützung, Kandidatensuche und Pipeline-Analyse. Modernloop reduziert die Arbeitsbelastung von Personalvermittlern durch die Automatisierung der Interviewplanung über Teams und Zeitzonen hinweg. Persona* hat weitere horizontale agentenbasierte KI-Avatare erstellt, die auf den Anwendungsfall Interview angewendet werden können.

Wo KI-Tools versagen: KI-basiertes Screening kann Ihnen dabei helfen, unterrepräsentierte Talente effektiver zu finden, es kann jedoch genauso leicht zu Verzerrungen kommen, wenn es nicht ordnungsgemäß geprüft wird. Darüber hinaus kann eine zu aggressive Automatisierung der Kommunikation Bewerber vergraulen und zu dem Gefühl eines „schwarzen Lochs“ beitragen, das viele Menschen bei der Bewerbung um eine Stelle beschreiben.

Schritt 4: Interviews durchführen

KI kann Interviewer mit Struktur und Konsistenz unterstützen, Analysen nach dem Interview erstellen und Coaching-Möglichkeiten für Interviewer aufzeigen. Videobasierte Tools bieten außerdem standardisierte Bewertungen, die dazu beitragen, die Subjektivität zu reduzieren.

Metaview und Granola sind KI-native Tools mit Funktionen, die in dieser Phase helfen sollen. Metaview zeichnet Interviews automatisch auf und fasst sie zusammen. Dabei werden strukturierte Notizen und Scorecard-Eingaben erstellt, um die Entscheidungsfindung zu optimieren und zu beschleunigen. Granola transkribiert und organisiert Besprechungsnotizen (einschließlich Interviews); dieses Tool ist insbesondere für kleinere Teams geeignet, die keine voll ausgestattete Recruiting-Plattform benötigen.

Auch mehrere andere namhafte Plattformen können Vorstellungsgespräche auf die nächste Ebene heben. Alex ermöglicht es Personalmanagern, durch die Teilnahme an Live-Gesprächen mehr qualifizierte Kandidaten auszuwählen. Braintrust AIR hilft dabei, Voreingenommenheit zu beseitigen und Top-Talente zu identifizieren, indem es detaillierte Scorecards von Videointerviews auf der Grundlage wichtiger Kriterien erstellt. Ribbon verbessert die Erfahrung der Bewerber, indem es potenzielle Bewerber einbindet und informiert. Und HeyMilo enthält einen KI-Sprachagenten, der sich während der Interviews an die Antworten der Kandidaten anpasst, sodass Folgefragen tiefer auf die Fähigkeiten eines Kandidaten eingehen.

Wo KI-Tools zu kurz greifen: Menschliches Urteilsvermögen und Vertrauensbildung bleiben unersetzlich. KI kann die Teamchemie nicht beurteilen oder Fragen dynamisch anpassen, und zwar nicht im gleichen Maße wie ein erfahrener Interviewer.

Schritt 5: Angebote machen und Kandidaten gewinnen

In der Angebotsphase kommt es auf Schnelligkeit, Klarheit und Überzeugungskraft an. KI-Tools können automatisch Angebotsschreiben erstellen, Vergütungsbenchmarks ermitteln und feststellen, welche Kandidaten das Angebot wahrscheinlich annehmen oder ablehnen. Diese Erkenntnisse können Teams dabei helfen, schnell zu handeln und häufige Verhandlungsfallen zu vermeiden.

Ashby bietet Funktionen zur Optimierung dieser Phase, beispielsweise vorgefertigte Angebotsvorlagen, anpassbare Genehmigungsworkflows und Daten zu Abschlussquoten. Ashby macht es besonders einfach, die Leistung in der Angebotsphase nach Personalvermittler oder Rollentyp zu verfolgen, und gibt den Teams Einblick in die Bereiche, in denen sie Kandidaten gewinnen oder verlieren. Gem, Greenhouse, Kula und HiBob verfügen auch über Funktionen zur Angebotsgenehmigung.

Wo KI-Tools zu kurz greifen: Entscheidungen in der Endphase sind zutiefst persönlich. KI kann die menschliche Note bei der Verhandlung von Details, der Beantwortung differenzierter Fragen oder dem einfühlsamen Umgang mit konkurrierenden Angeboten nicht ersetzen.

Was KI (noch) nicht beheben kann: Häufige Fallstricke für Talentteams

KI bringt zwar leistungsstarke Funktionen mit sich, birgt aber auch neue Risiken. Hier sind einige häufige Probleme, die Sie im Auge behalten sollten:

• Verzerrung im System: KI-Modelle, die anhand historischer Daten trainiert wurden, können bestehende Verzerrungen aufrechterhalten, insbesondere bei der Überprüfung und Einstufung von Lebensläufen. Regelmäßige Audits und Human-in-the-Loop-Systeme sind unerlässlich.
• Skepsis der Bewerber: Arbeitssuchende empfinden KI-gestützte Personaleinstellungen möglicherweise als unpersönlich oder unfair. Eine übermäßige Automatisierung der Kontaktaufnahme oder des Screenings kann das Vertrauen untergraben und der Arbeitgebermarke schaden.
• Compliance-Bedenken: In einigen Rechtsräumen gelten strengere gesetzliche Anforderungen hinsichtlich der Verwendung von KI bei der Personalbeschaffung (z. B. das AEDT-Gesetz von New York City). Stellen Sie sicher, dass die Werkzeuge ordnungsgemäß geprüft werden.
• Einheitslösungen: Nicht alle Rollen profitieren gleichermaßen von KI. Die Einstellung von Mitarbeitern mit hohem Transaktionsvolumen eignet sich möglicherweise für die Automatisierung – bei der Suche nach Führungskräften oder hochtechnischen Positionen ist jedoch weiterhin Fingerspitzengefühl gefragt.

Das Fazit

KI ersetzt Personalvermittler nicht, sondern stärkt sie – durch schnellere Umsetzung, bessere Entscheidungsfindung und intelligentere Kandidateneinbindung. Vom Startschuss bis zum Abschluss des Jobs können die heutigen Tools sowohl den Arbeitsablauf des Personalvermittlers als auch die Erfahrung des Kandidaten deutlich verbessern.