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Michael Brown, Dallin Bills, Aaron Neil | 27. März 2023
Der nächste Horizont in HR Tech: Abwesenheitsmanagement

Battery investiert seit langem in die gesamte HR-Suite. In den letzten vier Jahrzehnten haben wir mehrere Plattformen gesehen, die entwickelt wurden, um die Abhängigkeit von Drittanbieterdiensten zu verringern und langwierige HR-Workflows zu rationalisieren, die in E-Mails und Tabellenkalkulationen gebunden sind. Wir hatten das Glück, mit einigen dieser außergewöhnlichen Unternehmen zusammenzuarbeiten, die in die HR-Funktion verkaufen, darunter das Personalinformationssystem (HRIS)-Unternehmen HiBob* und VNDLY*, ein Anbieter-Management-Unternehmen, das als Ergänzung zu einem Unternehmen dient zentrales HRIS-System.

Gleichzeitig ist Battery ein großer Fan der zugrunde liegenden Tools, die Compliance-Experten unterstützen. Compliance ist für viele Unternehmen eine unternehmenskritische Funktion, aber unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass die Kategorie im Allgemeinen über schlechte Tools verfügt, was das Leben für Compliance-Experten schwer macht. Von Auditboard* in der internen Prüfung bis Hummingbird* in der Geldwäschebekämpfung haben wir gesehen, dass einige dieser modernen Tools die Arbeitsweise von Compliance-Teams um das Zehnfache verbessern.

In letzter Zeit begeistert uns die Schnittmenge dieser beiden Thesenbereiche: HR und Compliance. Einer der schwierigsten Bereiche, in denen HR-Experten Probleme haben, ist insbesondere die Verwaltung der Abwesenheit von Mitarbeitern – und aufregenderweise sehen wir, wie sich die Technologie der Herausforderung stellt, diese Arbeitsabläufe zu verbessern.

Mit den Regulierungsbehörden Schritt halten

Hoffentlich hat jeder eine Auszeit von der Arbeit für einen Urlaub beantragt. Dieser Prozess kann relativ einfach sein, manchmal ist es so einfach wie das Senden einer E-Mail an Ihren Chef oder HR-Manager.

Mussten Sie sich jetzt schon einmal beurlauben lassen? Oft unterschätzt, ist eine Beurlaubung – am häufigsten für Personen, die Elternzeit nehmen, wie z. B. einen Mutterschaftsurlaub – unter der Haube ziemlich komplex. Ob Sie es glauben oder nicht, der Begriff „Beurlaubung“ selbst hat einen regulatorischen Aspekt, da der Ausdruck in den Gesetzen des Family and Medical Leave Act (FMLA) und des American with Disabilities Act (ACA) enthalten ist.

Bei Gefahr der Vereinfachung schreibt das FMLA im Wesentlichen vor, dass Arbeitnehmer, die mehr als 1.250 Stunden für einen Arbeitgeber gearbeitet haben, gemäß der Gesetzgebung bis zu 12 Wochen arbeitsgeschützten, unbezahlten Urlaub pro Jahr erhalten. Dies gilt nur für Arbeitgeber mit mehr als 50 Mitarbeitern und für Mitarbeiter, die an Standorten arbeiten, an denen ihr Arbeitgeber mehr als 50 Mitarbeiter im Umkreis von 75 Meilen hat. FMLA gilt für elterliche, nicht elterliche Betreuungs-, Militär- und Geschworenenurlaube. Die ADA hingegen verlangt von allen Arbeitgebern, angemessene Vorkehrungen für Arbeitnehmer mit qualifizierenden Bedingungen zu treffen. Diese Unterkünfte sind in der Regel Freizeit, zusätzlich zur Unterstützung am Arbeitsplatz.

Hierin liegt die Komplexität: FMLA und ADA sind einfach föderale Rahmenwerke, auf denen Staaten und Kommunen ihre eigene Gesetzgebung aufbauen, die Unternehmen faktisch dazu zwingen, auf allen drei Ebenen der Bürokratie an der Spitze zu bleiben. Bundesstaaten und Kommunen haben häufig breitere Klassifizierungen dessen, was Urlaub schützt (z. B. Trauerfall, Wahlen usw.) sowie liberalere Urlaubsregelungen, die den Umfang der FMLA-Berechtigungen und Ansprüche von Arbeitnehmern erweitern (z. B. Entschädigung, die je nach Höhe des normalen Gehalts variieren kann). in verschiedenen Bundesländern/Städten). Die Gesetzgebung auf allen drei Ebenen entwickelt sich ständig weiter und wirkt sich auf jeden einzelnen Mitarbeiter unterschiedlich aus, basierend auf Bestimmungen wie Standort, Urlaubshistorie, Beschäftigungsdauer und mehr.

Covid Erhöhte Komplexität der Urlaubsverwaltung

Wenn diese Komplexität nicht genug wäre, hat Covid es noch schlimmer gemacht. Im Jahr 2020 hat die Bundesregierung arbeitsplatzgeschützte bezahlte Urlaubsrichtlinien zur Bekämpfung der Pandemie geschaffen, die die Aufmerksamkeit auf FMLA gelenkt haben. Da viele Arbeitnehmer jetzt flexible Arbeitsregelungen haben und Staaten um ihre Steuergelder konkurrieren, wurden die Regierungen der Bundesstaaten gleichzeitig dazu angeregt, ihre Urlaubsgesetze auszuweiten. Infolgedessen haben heute laut der Guardian Absence Management Study and Index 2021 neun Bundesstaaten bezahlte Urlaubsprogramme, zwei Bundesstaaten setzen Programme um und 33 weitere versuchen, Vorschriften zu erlassen. Heute können etwa 7-10 % der Mitarbeiter eines Unternehmens jährlich in Urlaub gehen, was von etwa 5 % vor nur 3-5 Jahren gestiegen ist.

Unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass die HR-Suite typischerweise über glanzlose Werkzeuge verfügt, um mit Abwesenheiten umzugehen, sodass HR-Manager einen akuten Schmerz verspüren, der durch die Zunahme von Abwesenheiten verursacht wird. Leider behandeln die meisten HRIS-Systeme aufgrund der Komplexität und Neuheit der Blätter keine Blätter. Als Ergebnis haben wir festgestellt, dass heute etwa 40 % der Abwesenheiten an Dienstleistungsunternehmen ausgelagert werden, während etwa 60 % intern verwaltet werden, am häufigsten in Tabellenkalkulationen.

Software zur Rettung… schon wieder!

Wie können Unternehmen mithalten? Es gibt zahlreiche Präzedenzfälle, bei denen Komplexitäten, die durch sich überschneidende bundesstaatliche, staatliche und kommunale Vorschriften entstanden sind, durch Software rationalisiert wurden: ADP in der Gehaltsabrechnung, Avalara* in der Umsatz- und Verbrauchssteuer und Provi im Alkoholvertrieb, um nur einige zu nennen.

Wir erleben jetzt eine aufregende Zeit, in der junge und etablierte Unternehmen das Problem der Urlaubsverwaltung direkt angehen. Die Branchenriesen Larkin und Reed Group, die ein Produkt namens LeavePro herstellen, bieten ein vollständig ausgelagertes Urlaubsmanagement mit weißen Handschuhen an. Startups wie Cocoon, Tilt und Sparrow versuchen, eine dynamische „Regelmaschine“ für die verschiedenen Bundes-, Landes- und Kommunalvorschriften aufzubauen. Mittlerweile verfügen reifere Unternehmen wie AbsenceSoft und Qcera über sehr ausgeklügelte Plattformen, die durch Jahrzehnte plus FMLA-Erfahrung aufgebaut wurden.

Unsere Forschung, einschließlich Diskussionen mit Softwareanbietern und -käufern, zeigt, dass der Kern der meisten neuen Abwesenheitslösungen die Funktionalität zum Umgang mit Urlaubsanträgen (Personen, die Urlaub beantragen) ist; Anspruch auf Urlaub; Längenbestimmung oder Herausfinden, wie lange der Urlaub dauern kann; und Workflow-Management zur Unterstützung der medizinischen Dokumentation, Urlaubsplanung und -kommunikation sowie Verantwortungsübergabe. Heutzutage bleiben das Vergütungsmanagement und die Schadensmeldung schwieriger zu lösende Probleme, da die Arbeitnehmer in der Regel direkt von ihrem Staat/ihrer Stadt bezahlt werden (wenn Arbeitgeber also ihren Arbeitnehmern 100 % des Gehalts zahlen wollen, können sie nicht direkt sehen, ob der Staat ihren Arbeitnehmern 50 % gezahlt hat , 60 % oder 70 % ihres normalen Gehalts und den verbleibenden Betrag, für den sie auf dem Haken stehen) und beantragen Urlaubsgeld direkt beim Staat. Allgemeiner gesagt glauben wir, dass Urlaubsmanagement als Keil in viele Möglichkeiten für Mitarbeiterleistungen und Fintech-Möglichkeiten fungieren kann.

Aufruf an Unternehmer

Battery ist sehr gespannt auf die Zukunft des Urlaubsmanagements. In anderen Arten von Technologiesektoren haben wir „Schattenmärkte“ erlebt, in denen speziell entwickelte Produkte die Ausgaben für Dienstleistungen und Pflasterlösungen auffressen können, um große Pools an Softwareeinnahmen zu schaffen – wie in Cube* für FP&A, Kojo* in Baubeschaffung, Zip-in-Ausgabengenehmigungen oder CaptivateIQ für Verkaufsprovisionen. Wir glauben, dass Software Ausgaben in Höhe von 1 Milliarde US-Dollar freisetzen kann, indem allein durch die Verwaltung von Abwesenheiten der vorhandene Serviceverbrauch ersetzt wird.

Wir glauben, dass das Abwesenheitsmanagement ein großer, wachsender Markt ist, der einen akuten Käuferschmerzpunkt mit einem starken ROI für Mitarbeiter und einer klaren „Warum jetzt“-Komponente löst. Wenn Sie ein Unternehmen aufbauen, um das Abwesenheitsmanagement zu verbessern, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Battery verfügt über jahrzehntelange Erfahrung bei der Unterstützung von Unternehmen beim Verkauf in die HR-Suite und bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

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