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Personalwesen & Finanzen
Battery | 13. Oktober 2020
Virtuelles Mitarbeiter-Onboarding: So machen Sie es richtig

Die meisten Unternehmen sind selbst unter den besten Umständen nicht besonders gut darin, Mitarbeiter einzuarbeiten. Das richtige Onboarding ist jedoch noch dringender, wenn Sie für eine Remote-Position einstellen und sich nicht darauf verlassen können, dass die Live-Bürokultur den Arbeitsplatz für Ihre neuen Mitarbeiter animiert. Als Arbeitgeber liegt es an IHNEN, die Erfahrungen der neuen Mitarbeiter aktiv zu kuratieren, damit sie sich vom ersten Tag an willkommen und eingebunden fühlen.

Hier sind vier wichtige Dinge, die Sie beim Remote-Onboarding eines neuen Mitarbeiters tun sollten:

1. Starten Sie den Onboarding-Prozess vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeiters.

Das ist immer ein guter Rat, aber er ist doppelt wichtig, wenn Sie einen chaotischen ersten Tag nicht mit einem einladenden persönlichen Mittagessen oder einer Happy Hour ausgleichen können. Wir empfehlen, eine Willkommens-E-Mail zu senden, in der Sie Ihren neuen Mitarbeiter dem Unternehmen vorstellen, sobald er ein Angebot annimmt. Lassen Sie sie zu allen regelmäßigen Meetings hinzufügen, an denen sie teilnehmen müssen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um ihnen Vorabmaterial zu den wichtigsten Prioritäten des Unternehmens zuzusenden. Aber teilen Sie nur Dinge, die Spaß machen und anregend sind – Sie versuchen, sie für den Job zu begeistern, und geben ihnen keine Hausaufgaben.

Planen Sie etwa eine Woche vor ihrem offiziellen ersten Tag einen Anruf oder ein Zoom-Meeting, um alle Fragen zu besprechen, die sie haben. Wenn möglich, kümmern Sie sich vor dem Starttermin um den Papierkram und die administrativen Details, damit sie ihren offiziellen ersten Tag damit verbringen können, Kollegen zu treffen und sich zu orientieren.

2. Übernehmen Sie die Verantwortung für ihr WFH-Setup.

Machen Sie keine Annahmen über die Fähigkeit Ihres neuen Mitarbeiters, Remote-Arbeit effektiv zu erledigen. Melden Sie sich rechtzeitig vor dem Startdatum bei ihnen und weisen Sie ihnen ein angemessenes Budget zu, um ihnen bei der Optimierung ihrer Räumlichkeiten zu helfen. Haben sie Kinder, die eine Fernschule besuchen, oder einen Partner oder Mitbewohner, die ebenfalls von zu Hause aus arbeiten? Vielleicht brauchen sie Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, um sich zu konzentrieren. Vielleicht würde ein Monitor oder ein ergonomischer Schreibtischstuhl einen großen Unterschied in ihrer Fähigkeit machen, konzentriert zu bleiben. Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter nach Möglichkeit die Flexibilität und Autonomie, um zu entscheiden, was für seine spezifische Situation am vorteilhaftesten wäre.

Ihre neuen Mitarbeiter – wie Ihre langjährigen Mitarbeiter – werden auch wissen wollen, ob und wann sie voraussichtlich Präsenzzeit im Büro verbringen werden. Viele Unternehmen sind heute offener für Remote-Arbeit als in Zeiten vor COVID. Wenn Ihre Richtlinie zur Fernarbeit immer noch ein Experiment ist, seien Sie offen darüber. Tun Sie dies live, nicht per E-Mail, also ist es ein Dialog. Seien Sie so transparent wie möglich in Bezug auf den langfristigen Plan für Remote-Arbeit – teilen Sie mit, welche Richtlinien das Unternehmen früher vor der Pandemie verfolgte und wie sie sich jetzt weiterentwickeln.

3. Geben Sie ihnen einen virtuellen Bürorundgang.

Wenn Sie für eine persönliche Stelle einstellen, würden Sie Ihren neuen Mitarbeiter am ersten Tag durch das Büro führen, ihm die Küche und andere Annehmlichkeiten zeigen und ihn allen vorstellen. Dies ist natürlich schwer für eine Ferneinstellung zu replizieren – aber Sie können und sollten eine gleichwertige virtuelle „Tour“ erstellen.

Der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters sollte ihn in einem Live-Zoom-Anruf durch das Organigramm des Unternehmens führen. Wenn möglich, versuchen Sie, Kopfschüsse einzufügen, damit der neue Mitarbeiter den Namen Gesichter zuordnen und ein Gefühl dafür bekommen kann, wer was tut.

Jedem neuen Mitarbeiter einen Mentor zuzuweisen, ist eine weitere großartige Möglichkeit, die Menschen zu orientieren. Idealerweise sollten Mentoren jemand anderes als ihr Vorgesetzter sein, aber neben ihrem Team stehen. Sie möchten, dass sich der neue Mitarbeiter wohl fühlt, wenn er heikle Themen untersucht, ohne sich für seine Frage verurteilt zu fühlen. Je nachdem, wie schnell Sie neue Mitarbeiter einstellen, können Sie eine Kohortenveranstaltung für neue Mitarbeiter organisieren, damit neue Mitarbeiter nützliche Leckerbissen austauschen können, die sie kürzlich gelernt haben.

4. Werden Sie kreativ, wenn Sie sie sozial einbeziehen.

Soziales Engagement sollte beim Mitarbeiter-Onboarding immer Priorität haben. Aber es ist noch wichtiger, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter nicht von Angesicht zu Angesicht treffen können.

Machen Sie in der ersten Woche Ihres neuen Mitarbeiters soziale Zeit zu einer Priorität. Planen Sie nach Möglichkeit ein persönliches Mittagessen ein. Wenn Ihr Remote-Mitarbeiter zu weit weg für persönliche Treffen wohnt, denken Sie über kreative Wege nach, um verschiedene Gruppen von Menschen zusammenzubringen, die sie kennenlernen müssen. Sie könnten ihnen eine Tüte guten Kaffee und eine Tasse mit Firmenlogo schicken und eine virtuelle Kaffeestunde organisieren. Sie könnten das Mittagessen zu ihnen nach Hause liefern lassen und eine kleine Gruppe sie zu einem virtuellen Mittagessen „ausführen“ lassen.

Was auch immer die Aktivität ist, denken Sie daran, dass Ihr bestehendes Team sich bereits alle kennt, aber der neue Mitarbeiter kennt niemanden. Eine solche unangenehme soziale Dynamik ist bei Zoom noch unangenehmer. Bereiten Sie einige Eisbrecher-Fragen vor, wie: „Wenn Sie jetzt überall auf der Welt hingehen könnten, wohin würden Sie gehen?“ Auf einer kürzlich durchgeführten virtuellen Offsite von Battery haben wir „virtuelles Bingo“ gespielt – wir haben zum Beispiel erraten, wer im letzten Jahr sechs iPhones kaputt gemacht hat. Ich liebe die benutzerdefinierten Willkommens-Gifs, die das Team von Lever, einem Unternehmen für Personalbeschaffungssoftware, erstellt, um neue Mitarbeiter und neue Kunden willkommen zu heißen.

Stellen Sie sich bei allem, was Sie tun, zwei Fragen: Wie können wir durch den Bildschirm dringen und virtuelle Begegnungen personalisieren? Und wie können wir uns gegenseitig für unsere gemeinsame Mission als Unternehmen begeistern?

Das Onboarding ist entscheidend für die Bindung von Talenten, und das Remote-Onboarding ist eine echte Herausforderung. Planen Sie im Voraus, um einen ersten Tag und eine erste Woche zu gestalten, die weit darüber hinausgehen, und zeigen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter, wie aufgeregt Sie sind, ihn an Bord zu haben, auch wenn Sie ihn noch nicht im Büro begrüßen können.

Die hierin enthaltenen Informationen basieren ausschließlich auf den Meinungen von Powered by Battery und sollten nicht als Investmentberatung ausgelegt werden. Dieses Material wird zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt und stellt weder eine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung noch ein Angebot zum Verkauf oder eine Aufforderung zum Kauf einer Beteiligung an einem von Battery Ventures oder einem anderen Battery-Unternehmen verwalteten Fonds oder Anlageinstrument dar und darf in keiner Weise als solche angesehen werden.

Diese Informationen umfassen Investment- und Marktaktivitäten, Branchen- oder Sektortrends oder andere allgemeine Wirtschafts- oder Marktbedingungen und dienen zu Bildungszwecken. Die anekdotischen Beispiele sind für ein Publikum von Unternehmer*innen gedacht, die ihre Unternehmen aufbauen möchten, und sind keine Empfehlungen oder Befürwortungen für ein bestimmtes Unternehmen.

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