Es gibt viele Akronyme aus drei Buchstaben in der Geschäftswelt, aber eines der gefürchtetsten ist RFP – Request for Proposal.

Warum? Nun, Dinge in großem Maßstab für ein Unternehmen zu kaufen, wenn es über eine traditionelle RFP erfolgt, ist viel anders und umständlicher, als Dinge zum Spaß zu kaufen. Im Verbraucherbereich kann das Einkaufen neuer Schuhe oder eines neuen iPhones tatsächlich Spaß machen. Es könnte sogar Stress abbauen. Aber wenn Sie ein großes öffentliches Schulsystem sind, das Cafeteria-Zubehör im Wert von 10 Millionen US-Dollar für das Mittagessen der Kinder kaufen muss, ist der Prozess komplex, umfasst mehrere Anbieter und beinhaltet Überlegungen wie Preis, Qualität und Service. Für eine Gruppe wie diese gibt es keinen Impulskauf.

So könnte das Schulsystem heute Lebensmittel im Wert von 10 Millionen US-Dollar über einen Standard-RFP-Prozess kaufen (der häufig gesetzlich vorgeschrieben ist, wenn das System eine öffentliche Einrichtung ist):

1. Ein Beschaffungsteam würde spezifische Ziele/Anforderungen für den Lebensmitteleinkauf definieren und dann ein Word- oder Excel-Dokument mit mehr als 200 Fragen für Lieferanten erstellen (z. B. „Bitte listen Sie alle Quellen Ihrer Fleischprodukte auf“).

2. Zwanzig oder mehr Lieferanten würden auf diesen Fragebogen antworten, häufig in Form einer 1.000-seitigen (oder größeren) Schachtel Papier, die per Kurier geliefert wird (wobei der buchstäbliche Großteil davon Marketingmaterialien sind).

3. Diese Papierkisten würden an etwa 50 Fachexperten im Schulsystem verteilt, die verschiedene Geschäftsbereiche umfassen (denken Sie an Finanzen, Cafeteriabetrieb, Einrichtungen usw.), die das gesamte Papier sortieren, um die Antworten auf die Themen zu finden, die sie interessieren Über. Diese Experten bewerteten dann manuell jede der über 200 Fragen auf einer Skala von 1 bis 10, oft auf Papier oder in Word/Excel.

4. Schließlich würde das Beschaffungsteam alle Bewertungen dieser Fachexperten für jede RFP-Einreichung zusammenstellen und die Informationen in eine Excel-Tabelle einfügen. Das System würde dann diese Tabelle verwenden, um zu entscheiden, wer den begehrten 10-Millionen-Dollar-Auftrag erhält.

Theoretisch ist diese Art von RFP-Prozess ein leistungsstarkes Instrument, um optimale Kaufentscheidungen zu treffen. In der Praxis ist der Prozess jedoch sehr ineffizient und steckt in einer alten, papierbasierten Welt fest. Für einen Mitarbeiter, der hinzugezogen wird, um bei der Bewertung eines Angebots zu helfen, sind RFPs mühsame, manuelle Unternehmungen, die Zeit von den täglichen Aufgaben nehmen. Beschaffungsteams selbst sind oft überfordert, um Projekte pünktlich am Laufen zu halten. Ein 20-köpfiges Team kann für die Verwaltung eines Budgets von über einer Milliarde Dollar verantwortlich sein. Infolgedessen werden Angebote oft überflogen und nicht vollständig verstanden, was zu Streuschüssen oder falscher Bewertung führen kann – was bedeutet, dass der falsche Anbieter den Auftrag erhalten könnte.

Technologie, die Unternehmen dabei hilft, den Beschaffungsprozess besser zu verwalten, war eine herausragende Kategorie in der Unternehmenssoftware, darunter Unternehmen wie Ariba (von SAP für 4,3 Milliarden US-Dollar übernommen), Emptoris (von IBM übernommen) und das Battery -Unternehmen Coupa*, das letztes Jahr an die Börse ging . Diese Unternehmen haben sich jedoch in erster Linie auf die Beschaffungsaktivitäten konzentriert, die nach der Kaufentscheidung stattfinden – Dinge wie Bestellungen, Zahlungen und Ausgabenanalysen. Diese Funktionalität hat viel Wert. Aber wir glauben, dass es auch eine spannende Gelegenheit gibt, einen Software-Workflow rund um die Beschaffungs- und Kaufentscheidung selbst zu schaffen.

Zu diesem Zweck kündigen wir unsere Investition in Bonfire an, eine Sourcing-Enablement-Plattform, die die Art und Weise verwaltet, wie Beschaffungsteams und andere Geschäftsleute Kaufentscheidungen treffen. Mit Bonfire erhalten Organisationen RFP-Einreichungen tatsächlich über die Softwareplattform – nicht über Papierkisten! – und stellen so sicher, dass jede Frage in einer RFP in einem leicht verständlichen Format beantwortet wird. Teammitglieder werden nur dann in einen Prozess eingebunden, wenn sie einbezogen werden müssen, und erhalten nur die Informationen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Von dort aus werden die Bewertungen in einem Cloud-basierten Business-Intelligence-Tool konsolidiert, das in der Lage ist, komplexe Analysen zu Kaufentscheidungen durchzuführen (z Kauf verschiedener Einzelposten über mehrere Anbieter zu definierten Bedingungen). Bonfire macht diese Teams nicht nur effizienter, sondern hilft ihnen auch, klügere, wirkungsvollere und transparentere Kaufentscheidungen zu treffen.  Langfristig kann die Technologie von Bonfire einen starken Netzwerkeffekt zwischen Käufern und Lieferanten erzeugen, da sie Daten zum Kauf- und Verkaufsverhalten sammeln, und beiden Gruppen helfen, während des Ausschreibungs- und RFP-Prozesses bessere Leistungen zu erbringen.

Wir hatten die Gelegenheit, mit ziemlich vielen Bonfire-Kunden zu sprechen, von großen Einzelhändlern bis hin zu Kommunalverwaltungen, und wir sind beeindruckt von der Wirkung, die Bonfire erzielt hat, indem es einen Großteil des manuellen Aufwands im RFP-Prozess gelindert und bessere Ausgabenentscheidungen vorangetrieben hat allgemein.

Bonfire verwaltet mehr als 12 Milliarden US-Dollar an jährlichen Ausgaben für mehr als 180 Kunden und wächst weiter. Wir freuen uns auf die Partnerschaft mit Bonfire im Bestreben des Unternehmens, RFPs produktiver zu machen – und, wagen wir es zu sagen, möglicherweise sogar unterhaltsam. Unternehmen werden die Auswirkungen in ihren Gewinnen sehen, und Ihre Kinder könnten die Auswirkungen in der Qualität ihres Cafeteria-Essens sehen.